EN  |  FI  |  LV  |  LT  |  EE
 
 

Tänapäevane äritarkvara muudab juhtimist totaalselt


01.06.2010

Helen Pastarus, Directo OÜ

Artikkel on algselt avaldatud portaalis www.juhtimine.ee

 

Pärast viimasel ajal tõusva trendi – cloud computing’u ja SaaSi (Software as a Service) – võidukäiku pole ärijuhtimine enam endine. See muutus puudutab kõiki juhte – nii neid, kes lähevad trendiga kaasa, kui ka neid, kes seda ei tee.
Miks ja kuidas see muudab ärijuhtimist?

Info on reaalajas

Kujutle olukorda, et istud Arlanda lennuväljal Stockholmis, sisened programmi ning sul on kohe ülevaade äritegevusest täna peakontoris Tallinnas ja esindustes Tartus ja Pärnus. Selline on reaalsus cloud computing’u puhul. Tegelik olukord on kahjuks paljude juhtide jaoks hoopis teistsugune. Juhid puutuvad sageli kokku probleemiga, et ei saa piisavalt kiiresti vajalikku infot. Näiteks koostatakse mõnda spetsiaalset aruannet kord kuus, sest tihedamini ei jõua. Ka võib infot küsides tekkida olukord, kus selle info kogumiseks, analüüsimiseks ja vajalikul kujul esitamiseks läheb palju aega. Võib kuluda isegi nii palju aega, et see info muutub juba ebaoluliseks. Suhteliselt vähe saab teha muudatusi, kui saada kuu aega hiljem teada, kuidas firmal eelmisel kuul läks, see informatsiooniga pole kiiresti muutuvas keskkonnas midagi peale hakata. Näiteks on konkurent teinud kampaania ja juht saab kuu aega hiljem teada, kuidas see müüki mõjutas. Alles seejärel (kuu aega hiljem) tehakse siis muudatusi oma pakkumistes. Selleks ajaks on olukord jällegi muutunud ja ettevõetud sammud võivad olla täiesti kasutud. Või näiteks siis, kui käive hakkab kasvama, on võimalik kohe arvestada suurema laovaruga, et ei tekiks olukorda, kus kliendile ei ole lihtsalt toodet pakkuda. Ja vastupidisel juhul, kui käive kiiresti kahaneb, pole mõtet enam suurt laovaru hoida. Samas võimaldab reaalaja infot kiiresti otsuseid vastu võtta ja muutunud olukorras kohe reageerida. See aga annab võimaluse olla konkurentidest samm ees, mitte sörkida sabas.

Hea kontroll ka kaugemal asuvate kontorite või tütarfirmade üle

Internetipõhise tarkvara puhul muutub kontroll firmas toimuva üle oluliselt tõhusamaks. Sel juhul ei ole vahet, kas töötajad töötavad kõrvaltoas, teises Eestimaa otsas või hoopis mõnes teises riigis. Info kogu firmas toimuvast on reaalajas sellegipoolest kogu aeg olemas. See võimaldab koosolekute efektiivsust suurendada ja ajakulu vähendada, sest koosolekutel pole vaja esitleda traditsioonilist aruandlust, kuna igaüks saab seda ise vajadusel vaadata, seega saab koosolekutel sisuliste küsimustega tegeleda. Kui sage on praktikas olukord, kus sa tead, kuidas läks tütarfirmal Lätis eile või eelmisel nädalal? Kas sa tahaksid seda teada?

Internetipõhine tarkvara tõhustab kontrolli, kuid samas ei tekita liigse kontrolli tunnet. Näiteks kui juht küsib iga päev müügiinimestelt, kuidas eile müük oli, siis tekitab see vastakaid tundeid. Ühelt poolt on tore, kui tuntakse huvi, kuidas läheb, kuid pigem tunnetatakse tugevat kontrolli ja see tekitab inimestes asjatut pinget. Samas kui juht saab ise vaadata eelmise päeva tehtud pakkumisi ja müüki, siis saab ta kindlasti parema ja objektiivsema ülevaate.

Rohkem aega põhitegevusele

Cloud computing’uga seoses öeldakse: “Tegele äriga, mitte ITga” ( Do business, not IT). Cloud computing võimaldabki keskenduda oma põhiärile, milles firma on tugev. Ei ole vaja oma IT-inimest ega osta spetsiaalselt IT-teenust tarkvara haldamiseks, sest serveri, tarkvarauuenduste, varukoopiate jms eest vastutab teenuse pakkuja. Seega on ka juhtidel rohkem aega tegeleda põhiäriga, mitte muretseda IT teemade pärast. Üldjuhul on teenuse pakkuja professionaalsem, mistõttu on kindlasti ka oskuslikumalt lahendatud turvalisuse teemad ja tagatud varukoopiad. Kuigi esmapilgul võib tunduda, et kontroll on parem, kui firma oma infosüsteeme ise haldab, siis tegelikult ei suudeta tagada sama turvalisust ning see eeldab märkimisväärseid kulutusi ja investeeringuid oma IT-süsteemi. Harv pole ka juhus, et varukoopiaid tehakse harva või siis samasse arvutisse ning probleemi tekkides pole muud teha kui tõdeda, et oleks pidanud ikka hoolsam olema.

 

Terviklik majandustarkvara hoiab kulusid kokku

Tänapäevane majandustarkvara on terviklik süsteem, mis on mõeldud firma erinevate funktsioonide täitmiseks ning töövahendiks paljudele erineva rolliga töötajatele. Seejuures on raamatupidamine üks osa sellest, kuid sama olulised on müük, ost, ladu, projektijuhtimine jne. Kindlasti ei ole tänapäevane tarkvara nn raamatupidamisprogramm. Tervikliku süsteemi puhul tekib oluline kokkuhoid, sest keegi ei pea samu andmeid erinevates kohtades dubleerima. Näiteks on ju üsna mõttetu, kui raamatupidaja sisestab käsitsi teises programmis koostatud arveid. Lisaks tööaja ja kulude kokkuhoiule võimaldab terviklik süsteem andmeid erinevates vaadetes analüüsida. Kui osa andmeid on ühes süsteemis ja osa teises ning oleks vaja andmeid mõlemast, siis peaks hakkama käsitsi spetsiaalseid aruandeid koostama ning ka andmed ei pruugi olla võrreldavad.

Finantsjuhi roll muutub veelgi olulisemaks

Kui praegu on paljudes firmades finantsjuht rohkem minevikuaruannete koostaja ja tulemuste analüüsija, siis tulevik võimaldab rohkem ettevaatavat rolli. Cloud computing avab võimalused kasumi ja rahavoogude juhtimiseks reaalajas. Seni on finantsosakond sageli viimane, kes toimunust teada saab. Näiteks võivad kuluarved enne pikalt firmas ringelda, et koguda allkirju, kui jõuavad raamatupidamisse. Samas võib tegu olla rahavoogude juhtimise seisukohalt olulise summaga ning pärast pikka majas ringlemist on saabunud maksetähtaeg. Finantsjuhile, kes on rahavoogusid planeerinud, tuleb see üllatusena. Kui aga dokument ringleks allkirjastamisel elektrooniliselt, saaks seda saabumise hetkel juba prognoosides arvesse võtta ning jälgida allkirjastamise käiku. Kiiresti on võimalik avastada ka erinevused plaanist või muutunud olukord. Sel juhul ei oleks eelarve ületamine viga, vaid kaalutletud otsus.

Tuleviku juhtidel on vajalik info paremini kättesaadav ning reaalajas, seega saavad nad teha paremaid ja kiiremaid otsuseid. Kui kaob vajadus töid dubleerida ja koostada käsitsi aruandeid, siis suureneb organisatsiooni efektiivsus ja inimesed saavad keskenduda sellele, mis on tõesti oluline ja loob lisaväärtust. Juhid saavad rohkem pühenduda sisulisele tööle ja tööle inimestega.

Return

 
 

Kontakt

 Directo OÜ Mõisa 4, 13522 Tallinn, Eesti

Directo

 kasutajatugi Telefon 671 8578 (E-R 09:00 kuni 17:00), Fax 671 8570, e-mail info @ directo .ee