EN  |  FI  |  LV  |  LT  |  EE
 
 

Kuidas valida majandustarkvara


15.09.2009

Helen Pastarus, Directo OÜ

 

Paljude firmade juhid ei saa piisavalt infot ning raamatupidajad ei saa seda neile anda, sest tarkvara ei võimalda saada soovitud aruandeid ning info toimetatakse edasi Exceli tabelitega. Sellises olukorras tuleb mõelda, kas pole õige aeg soetada või vahetada tarkvara.

 

Olen lugenud uurimistöid, mis näitavad, et firmad lükkavad tarkvara vahetust liiga kaua edasi, kuigi tarkvara enam ammu vajadustele ei vasta. Sageli jäädakse olemasoleva tarkvara juurde soovist lükata edasi nii rahalist kui ka ajalist investeeringut ebakindluse tundest uue suhtes. Sobilik tarkvara võimaldab juhtidel saada peale finantsarvestuse ka vajalikku infot liigse “käsitööta”. Õige toote valik on oluline, sest tarkvara on raamatupidajale enamasti igapäevane töövahend ning kui hiljem selgub, et tarkvara ikka hästi ei sobi, on seda keeruline muuta.

Konsultandi rollis olles olen kokku puutunud klientidega, kellel tarkvara on küll välja vahetatud, kuid mõne aja pärast on see osutunud kõlbmatuks: näiteks on tekkinud juurde tööd andmete sisestamisel või osutub juurutus plaanitust keerukamaks ja kulukamaks.

 

Mida teha, et tarkvara valik oleks õige? Järgnevalt ülevaade põhiküsimustest, millele tarkvara valikul tähelepanu pöörata.

 

Määra kindlaks oma vajadused

Esmalt tuleb vastata küsimusele, miks üldse tarkvara vahetada plaanitakse, millised on praeguse tarkvara puudused, mida uue tarkvara soetamisega soovitakse lahendada. Enamikus tarkvarades on olemas põhimoodulid, kuid erinev on see, mida need moodulid teha võimaldavad.

Valikuprotsessi tõhustamiseks tuleb detailselt kirja panna, millised võimalused peaksid uuel tarkvaral olema.

Kui eeltöö tehtud, tuleb küsida tarkvara müüjatelt kirja pandud võimaluste kohta ning võrrelda neid tarkvara funktsionaalsusega. Ei tohiks häbeneda küsida olemasoleva tarkvara võimaluste kohta, sest see, mis ühes tarkvaras tundub enesestmõistetav, ei pruugi teises tarkvaras seda olla.  

 

Uus raamatupidamisprogramm või infosüsteem?

Üks võtmeküsimus tarkvara valikul on – kas uus raamatupidamisprogramm või firma infosüsteem? Väikses ettevõttes piisab sageli raamatupidamisprogrammist, kuid ettevõtte kasvades hakkavad juhid raamatupidajatelt tahtma rohkem ja põhjalikumat infot ning aruandeid. Sellisel juhul tekib olukord, kus raamatupidamisprogramm ei vasta enam vajadustele.

Näiteks soovib juht aruandeid osakondade tulemuste, toodete, tooteklasside või klientide kasumlikkuse kohta. Sel juhul tuleks tarkvara valikul vastata küsimusele, kas soovitakse ainult raamatupidamisprogrammi või peaks tarkvara olema ka muude protsesside juhtimiseks ja jälgimiseks, nagu müügijuhtimine, ostudejuhtimine, ressursside juhtimine, juhtimisinfo jne. 

Tänapäevane lähenemine toetab ühtset terviklikku tarkvara firmas, kus finantsinfo on tihedalt firma muude tegevustega seotud, sest Exceli tabelitega mässamine ei ole kuigi tõhus ning lõpptulemusena ei pruugi andmed olla võrreldavad. ERP (ingl Enterprise Ressource Planning) tarkvara on töövahend ka teistele töötajatele peale raamatupidaja. Mõnel juhul tekitab see raamatupidajates hirmu, sest nad tunnevad, et kaotavad kontrolli, kui osa andmeid sisestab keegi teine. Enamasti tähendab see siiski raamatupidajale dubleeriva ja rutiinse töö vähenemist.

 

Hind vs omamiskulud

Hinna valiku kriteerium on sageli firmale tähtis. Tarkvara soetamisele seatakse tavaliselt eelarves piirid, aga soetushinda liigselt tähtsustades võidakse sattuda olukorda, kus tarkvara ikkagi ei vasta soovitule või osutub hoopis kallimaks. Seetõttu soovitan uurida, millised on tarkvara omamiskulud.

Enamasti ei piirdu kulud tarkvaralitsentsi soetamisega. Tuleb teada, kui suur on aastane arendus- ning hoolduskulu, kui palju maksab klienditugi ja konsultandi kliendi juurde tulek. Kas on veel mingeid lisakulusid? Kõige halvem variant on, kui lisakulud tulevad üllatusena, kui ei osatud valiku etapis nende kohta küsida. Näiteks ühes firmas selgus, et kõik soovitavad aruanded, sh ka bilansi ja kasumiaruande, peab hiljem lisatasu eest juurde ostma.

 

Praegu pakuvad paljud firmad tarkvaralitsentsi soetuse asemel ka võimalust tarkvara rentida, mis on mõnelegi firmale rahavoogude mõttes sobilikum. Pakutakse ka variante, kus tarkvara on teenusepakkuja serveris ehk ettevõttel polegi vaja oma serverit ja IT-inimest tarkvara töös hoidmiseks, mis omakorda aitab kokku hoida IT-kulusid.

 

Oluline on teada, kui suured on juurutamise ja koolituse kulud. Vahel mõeldakse, et koolitused ja juurutustugi on kulu ja eelistatakse ise pusida. Tegelikkuses aga võimaldavad omandatud tõhusad töövõtted ja õiged seadistused hiljem tööaega säästa.

Hindade võrdluseks soovitan koostada tarkvarade kohta tabel, kus märkida ära soetusmaksumus, juurutus- ja koolitustasu, aastased arendus- ning hoolduskulud jms ning seejärel võrrelda kolme või viie aasta pikkuse perioodi kulusid. Teie üllatuseks võib pilt olla esmase muljega hoopis vastupidine.

 

Juurutamise lihtsus

Ühe olulise kriteeriumina uue tarkvara valikul nimetatakse sageli juurutamise lihtsust. Enamasti ongi tarkvara vahetusel suurim hirm, et juurutamine on pikk, keeruline ja kulukas. Kindlasti tuleb uurida, kuidas toimub juurutamisprotsess, milline on ajaline plaan ja kuidas tagatakse, et projekt sujuks plaanikohaselt. Äärmuslik on olukord, kus ei soovita üldse mingit juurutust või koolitust ja tahetakse ise juhendi järgi tegutseda. Juhendid on aga mahukad ja õige info leidmine võtab palju aega. Oht on ka see, et hakatakse kasutama tarkvara nii nagu eelmist tarkvara ehk ei teata, et see tarkvara võimaldab mõnda asja teha automaatselt või efektiivsemalt.

 

Kasutajamugavus

Tarkvara valikul ei tohiks ka kasutajamugavust ära unustada. Allpool mõned küsimused, millele võiks mõelda kasutajamugavuse aspektist:

  • Kas tarkvara tundub arusaadav, kui konsultant on tarkvara tutvustanud?
  • Kas ajamahukaid käsitsi tehtavaid tegevusi on võimalik automatiseerida (nt regulaarsete arvete väljastamine, kulude periodiseerimine, üldkulude jagamine objektidele)?
  • Kui lihtne on tarkvara integreerimine teiste firmas kasutatavate tarkvaradega, et ei peaks andmeid dubleerima?
  • Kas on võimalust kasutada tarkvara üle interneti firma erinevates kontorites või näiteks komandeeringus olles?
  • Kui kiiresti saab tekkinud küsimustele ja probleemidele lahenduse?

 

Uuri kasutajate kogemusi ja testi tarkvara

Sageli uuritakse uut tarkvara valima hakates internetist ja küsitakse tuttavatelt, millist tarkvara nad kasutada soovitavad. Kui enne ei ole kasutajate kogemusi küsitud, peaks kindlasti seda tegema enne tarkvara lõplikku valikut. Seejuures tuleks rääkida mitme kasutajaga, sest ühe inimese arvamus ei pruugi olla objektiivne – tema kogemused, oskused ning firma vajadused võivad olla täiesti erinevad.

Kasutajakogemusi peaks küsima sarnase tegevusala ja suurusega ettevõttelt ja kui ise kedagi ei tunne, saab nende kasutajate kontakte küsida tarkvara pakkujalt.

Tarkvara võib olla suurepärane ja teie jaoks kõigi võimalustega, aga kui juurutus ja klienditugi on pärast tarkvara soetust nõrk, siis tekitab tarkvara kasutuselevõtt ja hilisem töö sellega palju peavalu ja tarbetut ajakulu. Kõige paremini saab seda aga teada tarkvara praegustelt kasutajatelt.

Lugeda võiks ka raamatupidajatele mõeldud portaalide tarkvarafoorumeid. Peab aga olema tähelepanelik, sest välja pakutakse kõikvõimalikke tarkvarasid, kuid kirjutajate tausta (kogemus, firma suurus, tegevusala jne) teadmata ei saa objektiivselt hinnata, kas paljukiidetud tarkvara sobiks just teie ettevõtte vajadustega. Samuti tuleb olla ettevaatlik tarkvarade ja firmade suhtes, kelle kliendituge ja juurutust palju kritiseeritakse. 

Lisaks demoga tutvumisele on tarkvarafirmad hea meelega valmis tooteid lähemalt näitama. Kuna uus tarkvara on võõras, siis võib demo vaadates tunduda, et midagi olulist on puudu, kuigi tegelikult ei osata seda võimalust õigest kohast otsida. Seega võib valikust jääda välja tarkvara, mis tegelikult sobiks hästi firma vajadustega.

Õigesti valitud tarkvara parandab finants- ja juhtimisinfo kvaliteeti, tagab parema kontrolli ettevõtte tegevuste üle ning suurendab töö efektiivsust.

 

Artikli originaaltekst on ilmunud ajakirja RP 2009. aasta septembrinumbris.

Return

 
 

Kontakt

 Directo OÜ Mõisa 4, 13522 Tallinn, Eesti

Directo

 kasutajatugi Telefon 671 8578 (E-R 09:00 kuni 17:00), Fax 671 8570, e-mail info @ directo .ee