Kirjanpito Varasto Myynti HR Projektointi Pilvi Tuotanto Resursointi

Yksityiskohtaisempi katsaus yhtiön tuloksesta saadaan tulosyksiköiden kirjanpidosta. Laskentakohteet voivat olla osastoja, alueita, työntekijöitä, autoja jne. Directossa laskenta/ raportointidimensiota kutsutaan kohteeksi. Haluttaessa voidaan rakentaa monimutkaisia ​​kohdejärjestelmiä, jotka antavat yksityiskohtaiset ja kattavat raportit eri tarpeisiin.

Tärkeimmät ominaisuudet ovat:

  • Kohteiden määrä on rajaton
  • Kyky luoda moniulotteisia hierarkkisia kohteita monimutkaisempiin raportointitarpeisiin ja nopeampaan kohteen valintaan
  • Kohde voidaan valita automaattisesti käyttäjän tai asetusten perusteella
  • Tietty kohdetaso voidaan asettaa pakolliseksi – ilman sitä et voi vahvistaa asiakirjaa – mikä varmistaa ehjän raportoinnin
  • Kaikki raportit kohde-erittelyllä
  • Kohteiden tosiasiallisten tulosten vertailu budjettiin halutulla jaksolla
  • Käyttäjäoikeuksiin sidotut kohteet, käyttäjällä oikeus nähdä vain tietyn kohteen asiakirjoja
  • Kohteita ja projekteja voidaan käyttää rinnakkain

Kirjapito on saumattomasti integroitu muihin Directo-ominaisuuksiin. Directossa muodostetuista liiketapahtumista syntyy kirjanpito automaattisesti ja reaaliaikaisesti. Kun yritys käyttää Directoa liiketoiminnassaan, kirjanpitäjän ei tarvitse kopioida muiden työntekijöiden laatimia asiakirjoja, ja hänellä on enemmän aikaa tärkeämpään työhön kuin tietojen uudelleen syöttämiseen. Directossa keskitytään käyttäjäystävällisyyteen ja ominaisuuksiin, jotka helpottavat ja nopeuttavat kirjanpitäjän työtä.

Directon kirjanpito sisältää taloudellisen kirjanpidon ja raporttien lisäksi peruspaketin:

  • Käyttöomaisuus ja pienten laitteiden kirjanpito
  • Raportointiryhmien raportit
  • Kassaraportti
  • Budjetit
  • Tiliotteet

Tärkeimmät kirjanpidon ominaisuudet:

  • Tilikartta on vapaasti valittavissa
  • Tuloslaskelma ja Tase vapaasti määriteltävissä
  • Automaattiset valuuttakurssit Euroopan keskuspankilta
  • Raportit mahdollistavat jaksojen vertaamisen
  • Yksityiskohtainen raportointi kohteista ja projekteista useissa eri näkymissä
  • Taloudelliset reseptit määrien jakamiseksi tileille tai esineille sääntöjen mukaisesti
  • Tarkastusraportteja tietojen tarkistamiseksi ja virheiden löytämiseksi
  • Mahdollisuus avata vahvistettuja asiakirjoja

Useimpien kirjanpitäjien osalta pankkitapahtumien syöttäminen on eniten aikaa vievää rutiinia.

Tiliotteet voidaan automaattisesti noutaa pankista suoraan Directoon, mikä säästää kirjanpitäjän aikaa. Viitesuoritukset kohdistuvat automaattisesti ja myös tiliotteen kuva on tarjolla. SEPA-maksutiedosto muodostetaan Directossa ja ladataan verkkopankkiin.

Lisäksi on mahdollista luoda automaattisia sääntöjä tiliotteiden käsitelyyn. Voidaan esimerkiksi automaattisesti poimia pankkikulut.

 

Directon käyttäjille paperiton taloushallinto on jo nyt todellisuutta. Se nopeuttaa työprosesseja ja tiedonkulkua ja on ympäristöystävällinen.

  • E-laskujen (Finvoice) lähetys ja vastaanotto napin painalluksella
  • Automaattinen kytkentä skannaus- ja tulostuspalveluun
  • Sähköpostilaskujen suora vastaanotto Directoon ja PDF-tiedoston automaattinen sisäänluku uudeksi ostolaskuksi
  • Tiliotteiden automaattinen nouto pankista
  • PDF-muotoisten dokumenttien liittäminen asiakirjoihin, esim. tarjous
  • Ostolaskujen kierrätys laskun kuvan kanssa

Ostolaskujen ja muiden asiakirjojen tarkastaminen ja hyväksyminen on sujuttava joustavasti. Directon menettelyn avulla asiakirjat tarkastetaan ja hyväksytään ohjelmassa.

  • Seuraavia asiakirjoja voidaan menettelyssä käsitellä: ostolasku, kustannukset, ostotilaus
  • Menettely voi olla joko peräkkäinen tai rinnakkainen
    • Peräkkäisyyden tapauksessa alemman tason hyväksyjä käsittelee asiakirjan ennen kuin se siirtyy seuraavan tason hyväksyjälle
    • Rinnakkaisessa prosessissa hyväksyntäjärjestys on vapaa
  • Sähköposti-ilmoitus käyttäjälle, kun asiakirjoja on käsiteltävä
  • Ilmoitus evätystä hyväksymisestä nimetylle henkilölle
  • Mahdollisuus määrätä hyväksyjälle sijainen loman ajaksi
  • Prosessi voidaan tehdä myös osissa, jolloin rivikohtaisesti voi olla toinen hyväksyjä
  • Menettelypohjat, joiden avulla käsittelijät voivat kätevästi valita ennalta määritellyt hyväksyjät
  • Mahdollisuus lisätä hyväksyjä automaattisesti sääntöjen perusteella, esim. toimittaja, loppusumma jne.
  • Määritellään ehdot, joilla ennalta annetut allekirjoitukset peruutetaan
  • Käsittelijä voi määrittää automaattisesti kustannusten jakautumisen tilien, projektien tai tuotteiden mukaan
  • Asiakirja voidaan vahvistaa ja lähettää vasta, kun tarvittavat allekirjoitukset on annettu

Konsolidaation avulla Directoa käyttävä yritysryhmä, pystyy tuottamaan konserniraportteja nopeasti.

Tärkeimmät Directo-konsolit ovat seuraavat:

  • Konsernin taseen ja tuloslaskelman reaaliaikainen yhdistäminen – tytäryhtiöiden muutokset näkyvät välittömästi konsernin raportoinnissa
  • Konsernitilinpäätös eri tytäryhtiöistä, joilla on erilaiset kirjanpitovaluutat
  • Vähemmistöosuuden kirjanpito konsernin raporteissa
  • Konserniraportit voidaan myös koota, jos tytäryhtiöt käyttävät emoyhtiöltä eri tilikarttaa. Esimerkiksi ulkomaiset tytäryhtiöt
  • On mahdollista yhdistää tytäryhtiö, joka ei käytä Directoa. Tiedot voidaan syöttää manuaalisesti tai tuoda Excelistä.
  • Konserniraporttien laatiminen monimutkaisemmilla rakenteilla ja monitasoisilla ryhmillä
  • Konsernin talousarvion seuranta koko konsernin tai tytäryhtiöiden konsolidoiduna talousarviona
  • Ryhmän yhteinen myynti- ja ostotili
  • Konsernin käyttöomaisuus, joka vastaa konsernin sisäisten käyttöomaisuushyödykkeiden myynnistä
  • Konsernin kassavirtalaskelma

Budjetti on oivallinen työkalu taloudellisten tavoitteiden asettamiseksi. Rahoitusbudjetilla voidaan vertailla suunniteltuja indikaattoreita todellisiin indikaattoreihin eri näkymissä: koko yrityksessä, toimipisteissä, tuotteissa, projektissa jne.

Directo-budjettien avulla voit:

  • Taseen ja tuloslaskelman vertailu eri ajankohdissa
  • Tuoda budjettitiedot Excelistä
  • Hallinnoida samanaikaisesti useita budjetteja. Esimerkiksi hyväksytyt budjetit ja tarkistettu budjetti
  • Lisäbudjetit
  • Todellisten tietojen vertailu eri budjetteihin (budjetti vs. ennuste)
  • Projektikohtaisten budjettien seuranta ja vertailu eri aikoina
  • Yksikön päälliköt ja projektipäälliköt voivat seurata yksikkönsä tai projektiensa tuloksia budjettiin verrattuna
  • Seuraavan vuoden budjetin laatiminen viime vuoden toteuman perusteella

Directon talousraportointi on laaja ja joustava ja se vastaa monenlaisiin tarpeisiin. Fiksu järjestelmä mahdollistaa raporttien luomisen erilaisille työntekijöille.

Talousraportoinnin pääpiirteet ovat:

  • Vapaasti määriteltävissä olevat tase ja tuloslaskelma
  • Mahdollisuus jakaa raportteja vertaamalla kausia ja arvioimaan trendejä
  • Vertailut budjetteihin ja eri ajanjaksoihin
  • Kattava raportointi useista kohteista (dimensio) eri ajanjaksoihin ja budjetteihin verrattuna
  • Mahdollisuus rajata raporttien näkymää käyttäjäoikeuksien perusteella
  • Drill-down-toiminto – raportista voidaan porautua datan alkulähteille
  • Kaikki raportit siirtyvät kätevästi napin painalluksella Exceliin

Saapuvat tavarat otetaan vastaan varastoon Varastokirjauksella. Directossa voi olla rajoittamaton määrä varastoja ja uuden perustaminen on helppoa

Tärkeimmät ominaisuudet ovat:

  • Varastokirjaus voidaan tehdä suoraan ostotilauksesta
  • Tavaroiden kirjaaminen varastoon on mahdollista myös eräkohtaisesti tai sarjanumeroseurantaan perustuen
  • Varastoon kirjattujen tavaroiden arvot voidaan korjata myöhemmin, kun ostolasku saapuu. Ei siis tarvitse odotella ostolaskun saapumista vaan tavarat voi olla jo toimitettuna eteenpäin ennen ostolaskun saapumista
  • Kuljetus- tai muiden kustannusten lisääminen tuotteisiin myöhemmin, kun lisäkustannukset ovat selvillä, esim. rahtilasku saapunut

Directon varasto tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet seurata tuotteiden eriä varastosta myyntiin. ”Paras ennen” -päivän lisäksi erät voivat sisältää myös muita tarpeellisia tietoja. Myös sarjanumeroon perustuva seuranta on Directossa mahdollista.

 

Tehokas ja kattava hankintatoimi on erittäin tärkeää monille yrityksille. Hyvin järjestetty hankitatoimi varmistaa, että tarvittavat tuotteet ovat saatavilla, tiedot tuotteiden saapumisajasta ja ostohinnoista ovat myyjien saatavilla.

Directon ostotoiminta kattaa koko ostoprosessin ja tärkeimmät ominaisuudet ovat:

  • Kattava hankintaketju – tarjouspyynnöt ja ostotilaukset, varastokirjaukset (varastotulot), ostolaskut
  • Tarjouspyynnön lähettäminen samanaikaisesti useille toimittajille, kilpailuttaminen helppoa
  • Ostotilausten muodostaminen tarjouspyynnöista tai asiakkaiden tilauksista
  • Ostotilauksille haetaan automaattisesti oikea toimittaja tuotekortilta
  • Tarjouspyynnöt ja ostotilaukset voidaan lähettää toimittajille Directon kautta
  • Yleiskatsaus saapuvista tavaroista tuotteiden ja toimitusaikojen mukaan
  • Ostatusajo automaattinen ostotilausten muodostaminen asiakkaiden tilausten, vähimmäisvaraston, normaalin kysynnän jne. perusteella.

 

Useiden varastojen osalta on kätevää siirtää tavarat varastosta toiseen varastonsiirrolla

Varastosiirron tärkeimmät ominaisuudet:

  • Tavaroiden siirtäminen projektivarastoihin tai projektivarastojen välillä
  • Kun tavarat saapuvat toisesta varastosta, varmistaa, että vastaanottaja vahvistaa tavaran saapumisen
  • Kustannusmuutos mahdollista varastosiirron yhteydessä

Inventaario auttaa varmistamaan tuotteiden oikean sijoittamisen varastoihin. Inventaariolla korjataan järjestelmän varasto vastaamaan todellisuutta.

Inventaarion tärkeimmät ominaisuudet ovat:

  • Inventaariossa voi olla useita alustoja, eli ne muodostavat ketjun, jos useat käyttäjät inventoivat esimerkiksi yhden myymälän kerrallaan
  • Inventaarioalusta voidaan muodostaa järjestelmä varastomäärillä tai ilman määriä
  • Erä- ja sarjanumeroseurattavien tuotteiden inventointi
  • Inventaarioraportti antaa hyvän yleiskuvan eroista kappalemäärän ja euromäärän suhteen ja varmistaa, että kaikki tuotteet on tullut inventoitua

Directo-varasto- ja logistiikkaraportointi tarjoaa kattavan ja kokonaisvaltaisen katsauksen koko toimitusketjusta, aina tavaroiden saapumisesta niiden toimittamiseen asiakkaille.
Varasto- ja logistiikkaraporttien valinta on laaja ja moninaisia suodattimia on tarjolla. Lajittelu, ryhmittely ja raportin jakaminen eri ajanjaksoihin on mahdollista.

Tärkeimpiä raportteja:

  • Varastosaldo
  • Tuotehistoria
  • Tuotteen tulevaisuus
  • Vanhentuvat tuotteet
  • Varastonkiertonopeus
  • ABC-analyysi
  • Intrastatt raportointi
  • Varastokirjaukset, toimitukset, arvonalentumiset
  • Ostoehdotus
  • Tarjouspyynnöt, ostotilaukset
  • Toimittajatilasto

EDI, ostotilaukset voidaan välittää sähköisessä muodossa suoraan toimittajille.

 

Directoon saapuneeseen verkkokauppatilaukseen muodostetaan ennakkomaksu automaattisesti sääntöjen mukaan. Tilauksesta muodostetaan automaattisesti varastotoimitukset niiden tuotteiden osalta, jotka ovat varastossa. Ei varastoitavien tuotteiden osalta Directo muodostaa automaattisesti ostotilauksen oikealle toimittajalle ja lähettää sen eteenpäin joko sähköpostilla tai tarvittaessa EDI-sanomana. Loppuasiakkaan tiedot siirtyvät toimittajalle ja tavarat voidaan toimittaa suoraan perille.

Directosta voidaan lähettää laskuja asiakkaalle e-laskuna (Finvoice), tulostuspalvelun kautta, sähköpostitse, ja on myös mahdollista muodostaa factoring-kopio suoraan rahoitukseen.

Laskutusta voidaan tehdä monin tavoin riippuen yrityksen toiminnasta ja siihen liittyvistä prosesseista. Laskutuksen tärkeimmät ominaisuudet ovat:

  • Laskutus tilausten kautta
  • Sopimuslaskutus määrävälein
  • Resurssilaskutus toteutuneiden tuntien perusteella
  • Ennakkolaskutus
  • Kassapäätemyynti

Directossa laskutusvaihtoehdot ovat hyvin moninaisia, ja paras ja toimivin käytäntö valitaan asiakkaan tarpeiden mukaan.

Myyntilaukset ovat asiakkaiden tekemiä tilauksia tavaroista tai palveluista. Myyntitilaukselta voidaan tehdä toimitus ja laskutus. Myös ostotilaus voidaan tarvittaessa muodostaa suoraan myyntilaukselta.

Tärkeimmät ominaisuudet:

  • Lähetä tilausvahvistus asiakkaalle suoraan järjestelmästä
  • Luo tilauksia joko tarjouksista tai manuaalisesti
  • Vastaanota verkkokauppatilauksia Directoon rajapinnan kautta
  • Ryhmittele tilaukset tyypin mukaan ja seuraa niiden tilaa

Monella toimialalla laskutusperuste on käytetyt työtunnit. Tämä on yleisintä kirjanpito- ja tilintarkastusyhteisöissä, rakennusliikkeissä, asianajotoimistoissa ja konsultointiyrityksissä. Tuntilaskutusta käyttävät myös huolto- korjausyritykset. Directoon syötettyjen työtuntien perusteella voit helposti luoda laskut heti työn jälkeen, viikottain tai vaikkapa kuukauden lopussa.

Tuntilaskutuksen ominaisuuksia:

  • Työtunteja voidaan kirjata resurssille ja kohdistaa vaikkapa projekteille
  • Varauksia voidaan lisätä työntekijöiden kalenteriin
  • Voit myös käyttää käynnistys- ja pysäytyspainiketta työajan määrittämiseen
  • Voit myös lisätä työtunteja projektiisi kalenterinäkymästä
  • Toteutunutta työaikaa voidaan verrata suunniteltuun työaikaan

Raportoitujen tuntien perusteella palkkakustannukset voidaan jakaa eri kohteisiin tai projekteihin. Palkkasumma voidaan muodostaa tehtyjen tai laskutettujen työtuntien perusteella.

Resurssointi mahdollistaa:

  • Työntekijöiden raportit, työn tyypit, asiakkaat, projektit, aktiviteetit ja työajat
  • Tehokkuusraportit ja laskutetut tunnit
  • Yksilölliset ja jaetut kalenterit, ihmiset ja työaikataulut

 

Tapahtumien avulla voidaan kattaa moninaisia yrityksen toimintoja. Useimmiten tapahtumia käytetään työmääräyksiin, suunniteltuihin toimintoihin tai huoltotöihin.

Tapahtuman ominaisuus sallii:

  • Luoda erilaisia tapahtumia
  • Saada hyvän tilannekatsauksen tapahtumien tilasta
  • Nähdä ne kalenterinäkymässä
  • Luoda säännöllisesti toistuvia tapahtumia
  • Ilmoittaa toimittajalle tai asiakkaalle tulevasta työstä sähköpostitse tai tekstiviestillä
  • Raportoida tapahtumaan käytetty aika ja laskun muodostamiseksi

On erittäin tärkeää, että sopimukset laskutetaan nopeasti ja oikein. Sopimuslaskut ovat tavallisesti kiinteämääräisiä palvelu- tai vuokra-laskuja. Directossa tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet sopimuslaskutukseen ja laskut voidaan lähettää kaikille asiakkaille kerralla.

Sopimusmodulin avulla on mahdollista:

  • Määrittää asiakaskohtainen säännöllinen laskutus (viikko- ja kk-laskutus jne.)
  • Luoda sopimuskohtaiset laskut
  • Sisällyttää kertaluonteisia eriä sopimuslaskuun
  • Voidaan määritellä tiettyyn ajanjaksoon sidottu kamppanjahinta

Directon ominaisuudet kattavat koko myyntiketjun tarjouksesta tilauksesta aina laskutukseen. Tarjouskannan avulla voidaan myös ennakoida tulevaa myyntiä.

Tärkeimmät ominaisuudet ovat:

  • Asiakkaalle voidaan tehdä useita versioita tarjouksesta
  • Tiedot kilpailijoista, toteutumisen todennäköisyys ja määräajat
  • Tilaus tai lasku voidaan muodostaa mukavasti suoraan tarjoukselta
  • Raportoinnin kautta yleiskatsaus myyjän tarjouksista ja tehtyjen tarjousten vertailu jaksoittain

Directoa voidaan myös käyttää kassapäätteenä. Directo tarjoaa myös työkaluja vähittäiskaupan myynnin helpottamiseksi.

Ominaisuudet ovat:

  • Yhteys maksupäätteisiin
  • Henkilökorttia voidaan käyttää asiakaskorttina
  • Asiakaskohtaiset alennukset
  • Lahjakorttit
  • Maksun jakaminen – Yhden ostoksen maksaminen usealla eri tavalla. Esimerkiksi osittainen maksu käteisellä ja osittain kortilla
  • Kamppanjat ja tarjoukset. Esimerkiksi osta kolme kahden hinnalla tai osta kaksi tuotetta – halvempi ilmaiseksi jne.

Lisäominaisuudet:

  • Mukava ja helppo tavaroiden vaihto ja palautus
  • Päivän aloitus ja viimeistely check-in -työasemassa – käteis- ja korttitapahtumien tarkistaminen ja rahan siirtäminen

Directo tarjoaa hyvät työkalut hinnoitteluun. Ohjelmassa vahvistetut hinnastot yksinkertaistavat merkittävästi tarjousten tekemistä ja myyntiä. Tämä takaa oikeat hinnat myyntiasiakirjoissa.

Tärkeimmät ominaisuudet ovat:

  • Asiakasluokkiin perustuvat hinnastot, esim. tukkuasiakkaat, uskolliset asiakkaat
  • Tuoteryhmäkohtaiset hinnastot
  • Määrästä riippuvat hinnat tai alennukset
  • Hinnoittelukaavat voidaan esimerkiksi asettaa myyntihinnalle kiinteä kate
  • Projektihinnastot
  • Myymäläkohtaiset hinnastot
  • Kampanjatarjoukset
  • Erityishinnat tietylle ajanjaksolle
  • Hintojen massasopeutus

Verkkokauppaliityntä automatisoi tilausten siirtymisen verkkokaupasta Directoon. Sen avulla varmistetaan, että molemmilla puolilla on oikeat tiedot.

Directon verkkokaupparajapinta on hyvin monipuolinen ja meillä on laaja kokemus erilaisten verkkokauppojen liittämisestä Directoon. Liittynnän joustavuus johtuu suurelta osin siitä, että asiakas ei ole pakotettu kapeaan ennalta määritettyyn pakettiin, vaan rajapinta voidaan räätälöidä asiakkaalle sopivaksi. Directo-rajapinnan avulla tiedot voivat liikkua molempiin suuntiin – Directosta – verkkokauppaan ja verkkokaupasta Directoon.

Tyypillisesti verkkokauppaliitynnällä on seuraavat vaatimukset:

  • Verkkokaupan on esitettävä tuotteet oikeilla hinnoilla ja tiedettävä, mitä tuotteita on saatavilla
  • Asiakkaan verkkokaupassa tekemä maksu siirtyy Directoon tilauksen ennakkomaksuksi
  • Uusi asiakas perustetaan oikeilla tiedoilla automaattisesti Directoon tai myynti kirjautuu vanhalle asiakkaalle

Sähköisten laskujen lähettäminen onnistuu Directosta yhdellä klikkauksella, kun toiminto on aktivoitu. Tarvittaessa myös factoring kopio rahoittajalle menee samalla painalluksella.

CRM eli asiakassuhteiden hallinta edellyttää erilaisia ​​toimintoja ja tietotarpeita yrityksissä, joilla on erilaisia ​​toimintoja. Useimmissa tapauksissa CRM-ohjelmiston oletetaan olevan myynti- ja asiakkuudenhallintatyökalu.

Tärkeimmät asiakkuudenhallintaominaisuudet Directossa ovat:

  • Monipuolinen ja kattava asiakasrekisteri
  • Yhteystietorekisteri
  • Asiakkaiden luokittelu erilaisten ominaisuuksien perusteella
  • Kokous- ja tapahtumarekisteri kalenteriin perustuen
  • Asiakasaktiviteetin seuranta ensimmäisestä kerrasta laskutukseen ja rahavirtaan
  • Yksityiskohtainen katsaus tarjouksiin, tilauksiin, laskuihin asiakkaille
  • Asiakaskohtainen myyntibudjetointi
  • Budjettivertailu
  • Asiakkaan kannattavuus
  • Tarjouskanta todennäköisyyksineen
  • Kilpailija-analyysi
  • Asiakkaat, artikkelit, myyjät jne.
  • Myyntiraportteja, joista pääsee porautumaan yksityiskohtiin asti alkuperäisen tiedon lähteelle

Kattava ja monipuolinen yleiskuva myynnistä on oleellinen kaikille yrityksille. Directo myyntiraportointi tarjoaa hyvin monenlaisia ja monipuolisia raportteja. Kussakin raportissa on useita erilaisia kohteita (dimensioita) ja mahdollisuus verrata budjettiin tai toiseen ajankohtaan.

Myyntiraporttien ominaisuudet:

  • Myyntitiedot asiakkkaittan, tuotteittain ja tuoteryhmittäin
  • Toimipaikkatilastot
  • Myyjien tilastot
  • Tarjoukset, tilaukset ja laskut
  • Tarjousten, tilausten ja laskujen tila
  • Saamiset asiakkailta ja asiakkaiden maksamat ennakot
  • Tulevat tuleva kassavirta eräpäivän mukaan

Directoon saapuneeseen verkkokauppatilaukseen muodostetaan ennakkomaksu automaattisesti sääntöjen mukaan. Tilauksesta muodostetaan automaattisesti varastotoimitukset niiden tuotteiden osalta, jotka ovat varastossa. Ei varastoitavien tuotteiden osalta Directo muodostaa automaattisesti ostotilauksen oikealle toimittajalle ja lähettää sen eteenpäin joko sähköpostilla tai tarvittaessa EDI-sanomana. Loppuasiakkaan tiedot siirtyvät toimittajalle ja tavarat voidaan toimittaa suoraan perille.

Työntekijät ovat tärkeä osa yhtiötä, joten on tärkeää järjestää henkilöstöhallinta parhaalla mahdollisella tavalla ja lain mukaisesti. Directo mahdollistaa kaikkien henkilöstöön liittyvien tietojen hallinnan yhdessä paikassa. Jokaiselle työntekijälle on mahdollista perustaa kattava henkilökortti.

Henkilökorttiin voidaan syöttää seuraavat tiedot:

  • Työntekijän henkilökohtaiset ja yhteystiedot sekä valokuva
  • Työsuhteen yksityiskohdat: virasto, osasto, sopimus, sopimuksen tyyppi, sopimuksen voimassaolo
  • Tietoa koulutuksesta
  • Työntekijän asiakirjojen tiedot (passi, henkilökortti)
  • Työntekijälle annetut asiakirjat (esim. Työtodistus)
  • Työvälineet työntekijän käyttöön
  • Henkilökorttiin on mahdollista liittää työntekijöihin liittyviä asiakirjoja, työsopimuksia ja muita asiakirjoja

Lisäksi Directossa on laaja raportointimahdollisuus monin eri tavoin, mukaan lukien erittäin kattava henkilöstöraportointi.

Directon palkkahallinnon etuna on yhteys muihin Directo-osiin. Niinpä palkanlaskennan tiedot voivat tulla kaikista Directosista, ja palkanlaskennan merkinnät voivat olla hyvin yksityiskohtaisia, jolloin työvoimakustannukset jaetaan monien kohteiden ja projektien kesken. Tämä puolestaan ​​tarjoaa hyvän tilaisuuden analysoida yksityiskohtaisesti osayksiköiden tai hankkeiden tuloksia.

Directon palkkahallinnon tärkeimmät ominaisuudet ovat:

  • Kuukausittainen, tunti- ja palkkasumma
  • Palkkahallinnon kaavat voivat ottaa tietoja muista Directon osista (kuten myyjän laskuttamasta summasta)
  • Työpalkka – Paljon työntekijöitä, joilla on sama työ
  • Palkkalaskenta perustuu työtuntien määrään
  • Ylityön ja koko työajan laskeminen
  • Työvoimakustannusten jakaminen esineille ja hankkeille
  • Palkan pidätykset
  • Loma- ja sairauslaskenta
  • Tiedoston luominen palkoista pankin tuontia varten
  • Laaja palkkahallintaraportti eri näkymissä

Palkka / henkilöstöraportit tarjoavat hyvän yleiskuvan työntekijän tiedoista, palkkasummasta ja palkkasummasta sekä henkilöstön poissaolosta.

Henkilöstön ja palkanlaskennan keskeiset piirteet ovat:

  • Henkilöstöluettelo
  • Yksityiskohtainen raportti työvoimaveroista ja lasketuista ja maksullisista ansioista palkkatyypin mukaan
  • Palkat työntekijöille
  • Keskimääräinen palkankorotus
  • Päiväpäivä – työtuntia päivässä
  • Poissaoloraportti

Monissa yrityksissä työ tehdään projektikohtaisesti, ja on tärkeää seurata työn tuloksia ja verrata todellisia tuloksia projektibudjettiin. Hyvä ja kattava projektinhallinta mahdollistaa korjausten tekemisen ja paremman suunnittelun.

Projektinhallintatyökalut Directossa ovat:

  • Kattavat projektitietokaavakkeet tietojen syöttämiseksi
  • Hierarkia: Pää- ja aliprojektit
  • Projektikohtaiset varastot
  • Projektibudjetit ja ennusteet
  • Ulkoistamistyön seuranta
  • Projektin aikataulutus
  • Projektiraportointi kustannusten, työtyyppien tai ajan suhteen
  • Projektinjohtajat näkevät hankkeidensa raportoinnin ja yksityiskohdat
  • Projektipäälliköt voivat hyväksyä ja allekirjoittaa hankkeidensa kustannukset

Directossa voidaan käyttää projektikohtaisia budjetteja hankkeiden etenemisen ja taloudellisen tilanteen seuraamiseen.

  • Projektibudjetit voivat olla taloudellista asemaa seuraavia
  • Projektin budjetit voivat olla myös kattavampia työn ja käytettyjen materiaalien osalta
  • Budjettien lisäksi voit käyttää projektissa määriteltyjä ennusteita

Projektin raportointiin kuuluvat seuraavat raportit:

  • Projektiluettelo – yhteenveto projekteista
  • Projekti yhteenveto – yleiskatsaus yhden projektin tuloista, menoista ja rahavirroista
  • Projektitilastot – yksityiskohtainen raportointi projektien tulorakenteesta ja vertailu budjettiin
  • Projektin jaksottaminen – pitempien projektin tulojen ja menojen jaksottaminen
  • Projektin tulos – tulojen ja menojen mahdollinen jakautuminen ja vertailu budjettiin

Hanketta voidaan seurata vaiheittain työn edetessä.

Projektin ajanhallintaan sisältyy:

  • Mahdollisuus määrittää hankkeen toteutusvaiheet tai suunnitellut vaiheet ja niiden väliset suhteet ja oletukset
  • Hankkeen suunniteltu aikataulu ja työn seuranta
  • Mahdollisuus tarkastella projektin aikajanaa kaaviona

Liiketiedot ovat yrityksen omaisuutta ja yritysohjelmiston on varmistettava, että tärkeä tieto on suojattu tuhoutumiselta ja tietovuodoilta. Koska Directo on pilvipalvelu, data tallennetaan vain palvelimeen, joka täyttää korkeat turvallisuusvaatimukset ja takaa siten, että käyttäjän oma IT-ongelmat eivät johda tietojen menettämiseen tai niiden joutumiseen vääriin käsiin. Kaikki käyttäjän ja Directon palvelimen välinen dataliikenne on salattu, joten Directoa voidaan käyttää myös turvallisesti julkisissa verkoissa.
Directo-palvelun hintaan sisältyy korkean turvallisuuden varmuuskopioiden luominen, jotka tallennetaan sovelluspalvelimista fyysisesti erotettuun tietoturvavarastoon. Tällainen ratkaisu varmistaa, että palvelun käytön aikana syntyvät tiedot säilyvät ja mahdollistavat myös sellaisten tietojen palauttamisen, jotka käyttäjä on vahingossa poistanut tai muuttanut ei-toivotulla tavalla.

Directo-palvelu on rakennettu kehittyneimmillä tekniikoilla. Palvelun selkäranka on MicroSoft SQL Server 64-bittinen tietokantamoottori, joka tarjoaa korkean suorituskyvyn ja hyvän skaalattavuuden tietojenkäsittelyyn. Tärkeä osa käyttäjäkokemusta on web-selaimessa näkyvän käyttöliittymän dynaamiset ominaisuudet. Tuloksena on puhdas Saas-ratkaisu, joka vapauttaa käyttäjän tarpeesta asentaa lisäohjelmistoja tietokoneisiinsa tai palvelimiinsa ohjelmiston käyttämiseksi. Käyttäjän Web-selaimen ja Directo-palvelimien välinen liikenne salataan Thawte SSL G2 -sertifikaatilla, joka tarjoaa Internet-pankeissa käytetyn turvallisuustason. Kaikki nykyaikaiset selaimet soveltuvat käytettäväksi Directon kanssa, paras kokemus tarjolla uusimmilla Internet Explorer ja Google Chrome versioilla.

Directo on aina kanssasi. Ohjelmiston käyttö ei riipu siitä, missä olet tai mitä tietokonetta käytät – pääsy Directoon on nettiselaimen avaamisen päässä. Directon käyttäjät eivät enää puhu etätyöstä, koska koko maailma on heidän toimistonsa. Tällainen pilvipohjainen ohjelmisto soveltuu hyvin nykypäivän dynaamiseen maailmaan, jossa liiketoimet ovat kansainvälisiä, ja pääsyn olennaisiin tietoihin on oltava saatavilla kaikkina aikoina kaikkialla.

Directon käyttöönotto ei vaadi lisäinvestointeja IT-infrastruktuuriin eikä aiheuta uusia hallinnollisia kustannuksia. Selain ja internetyhteys riittää palvelun käyttämiseen. Directo huolehtii kaikista palveluista aiheutuvista kustannuksista, kuten palvelinten ylläpidosta, varmuuskopioiden tekemisestä, luotettavuuden ja nopeuden seurannasta, päivitysten ja tietoturvakorjausten asentamisesta jne. Tämä kaikki tapahtuu luotettavien ja kokeneiden yhteistyökumppaneiden avulla.

Pilvipalvelu mahdollistaa käytön kustannusten ennustamisen erittäin helpoksi ja läpinäkyväksi ja antaa yritykselle mahdollisuuden käyttää resurssejaan avainprosessien kehittämiseen.

Directo ja GDPR eli EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU-direktiivi 2016/679)

Yleistä

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) astuu voimaan toukokuun 25.5.2018. Asetuksen tavoite on tuoda läpinäkyvyyttä yritysten ja organisaatioiden henkilötietojen käsittelyyn. Asetuksen mukaan kaikilla yksityishenkilöillä on oikeus tietää, miten hänen henkilötietojaan, kuten nimi, osoite, sähköposti, syntymäaika tai terveystiedot, käsitellään organisaatioissa. Se tarkoittaa, että henkilötietoja säilyttävien yritysten ja yhteisöjen täytyy jatkossa pystyä seuraamaan muun muassa, missä kaikkialla henkilötietoja säilytetään, mihin niitä käytetään ja kuka niitä on katsellut. Lisäksi jokaisen organisaation on annettava yksityishenkilölle, hänen sitä pyytäessä, tarkka selvitys henkilötietojen käsittelystä.

Rekisterinpitäjän vastuu

Jokainen organisaatio, jolla on henkilötietorekisteri, toimii sen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjällä on siis aina vastuu tietosuoja-asetuksen noudattamisesta. Helpottaaksemme rekisterinpitäjän vastuuta toteuttaa rekisteröidyn oikeuksia, Directo ohjelmistotalona auttaa siinä, että asetuksen mukaiset asiat on mahdollista tarkistaa meidän ohjelmistostamme.

Roolit

  • Rekisterinpitäjä (data controller) Henkilötietorekisteristä vastaa rekisterinpitäjä, joka voi olla yritys, viranomainen, yhdistys, laitos tai säätiö. Rekisterinpitäjä on juridisessa vastuussa rekisteristä, määrää rekisterin käytöstä sekä on taho, jonka käyttöä varten rekisteri on luotu. Rekisterinpitäjän on lain mukaan laadittava rekisteriseloste, josta käy ilmi muun muassa rekisterin käyttötarkoitus, kerättävät tiedot ja niiden tietolähteet, rekisterin suojaus sekä rekisterinpitäjän yhteystiedot.
  • Henkilötietojen käsittelijä (data processor) Henkilötietojen käsittelijä on taho, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta. Esimerkiksi digitaalisten palveluiden toimittajat käsittelevät usein asiakasyritystensä asiakkaiden tietoja toimittamissaan palveluissa. Verkkokauppoihin ja kirjautumista vaativiin palveluihin syntyy väistämättä henkilötietorekisteri.
  • Rekisteröity: Rekisterissä oleva tunnistettava tai tunnistettavissa oleva henkilö.

Henkilötietojen käsittely

  • Käsittely voi tapahtua ainoastaan, kun on saatu rekisteröidyn itsensä antama suostumus henkilötietojensa keräämiseen ja käsittelyyn. Tämä suostumus pitää olla rekisterinpitäjällä dokumentoituna, paitsi jos käsittely on tarpeen muiden säädösten tai lakien perusteella, esim. viranomaisrekisterit. Suostumus voidaan liittää esim. tiedostona Directon asiakaskortille.
  • Rekisteröidyllä yksityishenkilöllä on oikeus tietää mitä tietoa hänestä on rekisteröity, mihin, miten ja keiden toimesta tietoja on käytetty. Directon käyttäjäloki on muutettu loputtomaksi ja sieltä löytyy nyt tiedot, joilla voidaan vastata edellä mainittuihin kysymyksiin.
  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista rekisteristä. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjän on poistettava tiedot, paitsi silloin, kun niiden (osittainen) säilyttäminen säädetään toisessa laissa. Directossa asiakas voidaan poistaa, ja tässä yhteydessä asiakkaan tiedot annetaan uudelle asiakkaalle, joka voi olla anonyymi. Näin asiakkaan henkilötiedot poistuvat asiakasrekisteristä, eikä niitä enää ole Directossa asetuksen henkilörekisterimääritelmän mukaisessa muodossa olemassa. Asiakkaan tiedot eivät kuitenkaan poistu tai muutu kirjanpidon perusteena olevista vahvistetuista liiketapahtumista, esim. myyntilaskut.
  • Erikseen kannattaa arvioida ne riskit, jotka voivat liittyä siihen, että käyttäjä vie Directosta ulos tietoja ja tallentaa sen paikallisesti esim. tietokoneensa kovalevylle. Tällaisesta toimenpiteestä ei välttämättä jää mitään tietoja Directoon ja nyt käyttäjä on luonut mahdollisesti uuden henkilörekisterin.

Tietojen säilyttäminen

  • Directoon tallennettu data, joka saattaa sisältää henkilötietoja, on fyysisesti tallennettu Telia Eesti AS palvelinkeskukseen, joka sijaitsee EU:ssa Tallinnassa Virossa.
  • Varmuuskopiot sijaitsevat EU:ssa Tallinnassa Virossa.
  • Varmuuskopioista vastuulliset henkilöt asuvat EU:ssa Tallinnassa Virossa.
  • Directon käyttämän palvelinkeskuksen Telia Eesti AS:n toiminta on sertifioitu Bureau Veritaksen toimesta ISO 27001 standardin mukaisesti. GDPR:n vaatimukset ovat yhteneviä ISO 27001 standardin kanssa.
  • Koska Directo on 100% pilvipalveluna toteutettu, niin käyttäjän omalle koneelle ei tallenneta Directon toimesta mitään tietoja.

Verkkokauppaliityntä automatisoi tilausten siirtymisen verkkokaupasta Directoon. Sen avulla varmistetaan, että molemmilla puolilla on oikeat tiedot.

Directon verkkokaupparajapinta on hyvin monipuolinen ja meillä on laaja kokemus erilaisten verkkokauppojen liittämisestä Directoon. Liittynnän joustavuus johtuu suurelta osin siitä, että asiakas ei ole pakotettu kapeaan ennalta määritettyyn pakettiin, vaan rajapinta voidaan räätälöidä asiakkaalle sopivaksi. Directo-rajapinnan avulla tiedot voivat liikkua molempiin suuntiin – Directosta – verkkokauppaan ja verkkokaupasta Directoon.

Tyypillisesti verkkokauppaliitynnällä on seuraavat vaatimukset:

  • Verkkokaupan on esitettävä tuotteet oikeilla hinnoilla ja tiedettävä, mitä tuotteita on saatavilla
  • Asiakkaan verkkokaupassa tekemä maksu siirtyy Directoon tilauksen ennakkomaksuksi
  • Uusi asiakas perustetaan oikeilla tiedoilla automaattisesti Directoon tai myynti kirjautuu vanhalle asiakkaalle

Directoon saapuneeseen verkkokauppatilaukseen muodostetaan ennakkomaksu automaattisesti sääntöjen mukaan. Tilauksesta muodostetaan automaattisesti varastotoimitukset niiden tuotteiden osalta, jotka ovat varastossa. Ei varastoitavien tuotteiden osalta Directo muodostaa automaattisesti ostotilauksen oikealle toimittajalle ja lähettää sen eteenpäin joko sähköpostilla tai tarvittaessa EDI-sanomana. Loppuasiakkaan tiedot siirtyvät toimittajalle ja tavarat voidaan toimittaa suoraan perille.

Tuotanto Directossa tapahtuu tuotantotilausten perusteella

  • Tuotantotilaukset voidaan käynnistää joko myyntitilauksista, tuotannon suunnitteluraportista tai manuaalisesti
  • Tuotannon aikataulutus tapahtuu kattavan aikajanan avulla, joka voidaan konfiguroida joustavasti käyttäjäkohtaisesti

Tuotantoehdotusraportin avulla voidaan arvioida tehokkaasti, mitä tuotteita ja millaisia määriä on valmistettava. Tuotanto voidaan käynnistää suoraan tuotantoehdotukselta. Se soveltuu erityisesti massatuotantoon, jossa useita tuotteita valmistetaan samanaikaisesti eri asiakkaiden tilauksia vastaavasti.

Valmistettavat tuotteet voidaan määrittää valittujen kriteerien perusteella.

 

 

Tuotannon raportointi antaa yleiskuvan valmistetuista tuotteista ja tuotannosta.

Directo-tuotannon raportit ovat seuraavat:

  • Tuotantotilaukset – tuotantotilausten yksityiskohtainen raportointi
  • Tuotantotilastot – raportointi tuotannosta eri näkökulmista
  • Tuotantoehdotus – yleiskuva siitä, mitä tuottaa seuraavaksi, jotta tarpeet tulee tyydytetyksi. Tuotanto voidaan käynnistää suoraan raportilta
  • Raaka-aineiden reaaliaikainen seuranta. Raaka-ainetarvetta voidaan ennustaa valmistettavien tuotteiden suunniteltujen myyntimäärien perusteella

Directo on myös hyvä työkalu huolto- ja palveluliiketoiminnan käyttöön. Directo soveltuu hyvin yrityksille, jotka asentavat ja ylläpitävät laitteita tai koneita. Tätä tarkoitusta varten Directoa käytetään esimerkiksi huolto- ja korjausyrityksissä.

Palvelun / palvelun tärkeimmät vaihtoehdot ovat:

  • Töiden rekisteröinti, korjaukset tai huoltotarpeet
  • Töiden varaukset kalenteriin
  • Työmääräimet
  • Teoksen päätyttyä valmistajan on ilmoitettava ajan- ja materiaalikustannukset, jotka laskutetaan asiakkaalle tai jotka katetaan työtakuun
  • Laitteiden säännöllinen ylläpito ja työn seuranta
  • Tiettyyn laitteeseen tai koneeseen tehtyjen töiden, materiaalien ja varaosien historia
  • Muistutusten lähettäminen asiakkaalle tekstiviestillä

Liitetiedostoja voidaan lisätä kaiken tyyppisiin Directo-asiakirjoihin. Sähköpostikanavan kautta tuodut Pdf-asiakirjat ovat sellaisenaan suoraan selailtavissa Directossa.

  • Liitteet on linkitetty tiettyyn Directo-asiakirjaan, joten ne ovat helposti löydettävissä
  • Liitteet näkyvät näytössä esikatseluna asiakirjan vieressä tai alapuolella, mikä tekee tietojen syöttämisestä tai tarkistamisesta kätevään
  • Liitteet tallennetaan turvallisesti Directoon ja ovat varmuuskopioinnin piirissä
  • Liitteet voidaan myös lähettää Directoon joko sähköpostitse tai Outlookista
  • Kun liitetiedostot ovat erittäin suuria, voit tallentaa liitetiedostoja Google Driveen ja selailla niitä Directossa

Kalenterinäkymä tarjoaa hyvän yleiskuvan tehtävistä ja auttaa sinua suunnittelemaan toimintaasi. Palvelu- ja huoltoyritykset käyttävät yleisesti kalenterivaihtoehtoja.

Kalenterin pääpiirteet

  • Hyvä yleiskuva työntekijöiden ajoitetusta tehtävistä
  • Yleiskatsaus tilojen tai laitteiden suunnitellusta käytöstä ja vapaa-ajasta
  • Suunniteltua työtä koskevat tiedot ovat jo kalenterinäkymässä
  • Kalenteritapahtumia voidaan helposti siirtää toiseen aikaan tai työhön
  • Synkronointi Google kalenteriin

Directon dokumenttien hallinta on integroitu liiketoiminnan ohjelmistoominaisuuksiin, mikä tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden luoda täydellinen järjestelmä asiakirjojen hallintaan ja käyttöön. Dokumenttienhallinnan on hyvä työkalu yrityksen, jolla on suuri määrä asiakirjoja, niiden on oltava turvallisesti saatavilla ihmisille eri paikoissa, ja halutaan tallentaa koko yrityksen on systematisoida dokumentaation yhdessä paikassa.

Dokumentinhallinnan keskeiset ominaisuudet ovat:

  • Asiakirjat sijaitsevat asiakirjojen hallintakansio-puussa. Kansion rakenne mahdollistaa oikeuksien jakamisen joustavasti – esimerkiksi poistamalla asiakirjat tietyille käyttäjille / ryhmille tai asettamalla vain lukuoikeudet.
  • MS Officen integroinnin ansiosta asiakirjojen lataaminen napin painalluksella tekee päivittäisestä toiminnasta kätevän ja nopean.
    • Asiakirjat lähetetään Directon ja tallentaa Word, Excel ja Outlook, sekä Windows Explorerin, Outlook voi Directon valikoivasti lähettää joko kokonaan tai viesti lähetetään valitut liitteet
    • Voit valita asiakirjat helposti Directosten lähettämiseksi sähköpostin liitetiedostona
  • Asiakirjan parametrien (luoja, päivämäärä, tyyppi, avainsanat jne.) Etsimisen lisäksi Directo Document Management mahdollistaa myös avainsananhaun löytämisen asiakirjan sisällöstä. Näin on myös silloin, kun ladattu asiakirja on pdf-muodossa, koska palvelin tekee tekstivastauksen tällaisiin asiakirjoihin.
  • Oikeudet kansioihin voidaan asettaa joko käyttäjälle tai ryhmälle ja oikeudet tarkastella, muokata ja poistaa voidaan asettaa. Tarvittaessa voit määrittää asiakirjan oikeudet ja lisäksi voit lisätä toisen aikajakson viimeiseen.
  • Jokaisesta asiakirjasta voi olla rajoittamaton määrä versioita, joten asiakirjan luomisen historia on edelleen. Uusin versio on aina ensisijainen (luominen uusi versio tulee kestämään ”lukita” eikä sitä voi muuttaa), mutta esimerkiksi, on myös mahdollista hakea vanhempia versioita, se on myös mahdollista lukea uusimmat auki.
  • TWAIN-skannauslaitteella on mahdollista skannata asiakirja suoraan asiakirjanhallintaan, jossa on mahdollista muokata. Skannerista riippuen on mahdollista skannata suuria asiakirjoja jatkuvasti arkinsyöttölaitteella ja myös kaksipuolisella tavalla.
  • Jos käyttäjä poistaa tiedoston, dokumenttien hallinnan, sinun on ensin siirtyä ”roskakoriin”, jossa se säilyy vielä kuukaudella, joten se ei menetä lisää poistaminen vahingossa tiedoston, mutta sitä voidaan käyttää palauttamaan itselleen. Koska tiedostot ovat palvelimella, ei ole mitään huolta tietojen menettämisestä. Tiedostot varmuuskopioidaan joka ilta, aivan kuten kaikkien muiden Directojen kanssa.
Ota yhteyttä
Täytä alla oleva lomake ja myyntiedustajamme valmistelee henkilökohtaisen käyttäjätilin demo-tietokantaan ja ottaa sinuun yhteyttä.