Directo dokumendihaldus – paindlik ja mitmekülgne lahendus

Directo dokumendihaldusest on kõige rohkem kasu firmale

• kelle põhitegevus on seotud infovahetuse, dokumentide loomise ning korrigeerimisega mitmete erinevate inimeste poolt (näiteks advokaadibürood, reklaamifirmad, konsultatsioonifirmad jne.)
• kelle kliendihaldus eeldab paljude klientidega seotud dokumentide säilitamist ning grupitööd, mistõttu on hädavalik dokumendihalduse ja kliendihaldustarkvara integreeritud lahendus
• kes soovib talletada kogu firma know-how ühes kohas, et kiiresti leida vajalikku infot või dokumenti kogu firmas loodud või kogutud failidest
• kes vajab firma dokumentidele turvalist ligipääsu erinevate inimeste poolt erinevatest asukohtadest (erinevad kontorid, kodukontor, komandeeringus olles)
• kes soovib juurutada paberivaba asjaajamist

Miks on Directo dokumendihaldus hea lahendus?

• Lihtne ja loogiline ülesehitus

  Dokumendid paiknevad dokumendihalduses Windows Explorer stiilis kaustade „puus“, mis peaks vähegi arvutiga kokkupuutunud inimesele tuttav olema. Kaustade struktuur võimaldab muuhulgas paindlikult õiguste jagamist - näiteks teatud kasutajatele/gruppidele dokumentide nägemise keelamist või ainult lugemisõiguse määramist.

Dokumendipuu ja -nimekiri	Parameetritevaade

• Microsoft Office integratsioon

  Tänu Office integratsioonile on versioonihaldus ning dokumentide üleslaadimine ühe nupuvajutuse kaugusel, mis teeb igapäevase kasutuse mugavaks ja kiireks.

  • Dokumente saab Directosse „saata“ kui ka salvestada nii Word-ist, Excel-ist kui ka Outlook-ist, lisaks ka Windows Explorer-ist (drag and drop ehk nö."lohistamise" võimalus). Outlook-ist saab Directosse saata valikuliselt kas terve sõnumi või siis valitud manused.
  • Hõlbus dokumentide valimine Directost mailiga saatmiseks manusena
  • Võimalik on dokumentide „lukustamine“ - kuniks sina muudad, ei saa teised üle salvestada (küll aga lugeda)

MS Word faili salvestus	MS Outlook integratsioon

• Kiire ja kõikehõlmav otsing

  Lisaks dokumendi parameetrite (looja, kuupäev, liik, märksõnad jne) järgi otsingule võimaldab Directo dokumendihaldus ka märksõna otsingut dokumendi sisust. Seda ka juhul kui üles laetud dokument on pdf formaadis, sest serveris tehakse sellistele dokumentidel tekstituvastus (OCR).

• Paindlik õigustesüsteem

  Õigusi saab määrata analoogselt failisüsteemi õigustele – kas kasutajale või grupile ning määrata saab vaatamise, muutmise ning kustutamise õigust. Lisaks on eraldi õigus kaustadele, kus on veel lisaks võimalik määrata, kas kasutaja tohib uut (alam)kausta luua. Vajadusel on võimalik õigusi määrata dokumendi kaupa ning lisaks saab õigusele lisada veel ajavahemiku, millal viimane kehtib (näiteks mingi kampaaniaga seotud kaustad on teatud rahvale näha ainult kampaania ajal).

• Versioonihaldus ning CRM sündmused

  Igast dokumendist saab olla piiramatu hulk versioone, tänu millele jääb alles ajalugu dokumendi loomiskäigust – kes, millal ja mida. Viimane versioon on alati nö primaarne (uue versiooni loomisel läheb eelmine „lukku“ ning seda enam muuta ei saa), kuid näiteks otsida on võimalik ka vanematest versioonidest, samuti on võimalik viimaseid lugemiseks avada.
  Otse dokumendilt on võimalik algatada ning siduda nn sündmust, mis kajastub Directo CRMi poolel Sündmuste moodulis.

• Skaneerimismoodul

  Skaneerimisvaade

  TWAIN-i toega skanneri puhul on võimalik dokumenti skannerida otse dokumendihalduses, kus on võimalik ka mõningane redigeerimine (heledus/tumedus/lehe keeramine, mitmest eri dokumendist ühe lõpliku loomine jne). Olenevalt skannerist on võimalik suuri dokumente järjest skaneerida lehesöötja abil ning ka kahepoolselt skaneerida.

• Varundamine

  Kui kasutaja kustutab faili dokumendihaldusest, siis esmalt liigub see nö „prügikasti“, kus see säilib veel kuu, seega juhuslik kustutamine ei kaota veel faili, vaid seda saab ise taastada vajadusel. Kuna failid asuvad serveris siis pole muret ka andmete kadumise eest. Failidest tehakse varukoopiaid nii nagu ka kõigest muust Directos – igal ööl ning säilitatakse 7 päeva.

Directo dokumendihaldus on tõestanud end nii praktilisuse kui ka jõudluse poolest - rahul on nii väiksemad kui ka suured ettevõtted, kus faile on tuhandeid ning iga päev toodetakse versioone ja uusi faile massiliselt juurde.